Ochrana osobních údajů
Ochrana osobních údajů čtenáře
Knihovna Letovice (dále jen knihovna) zpracovává osobní údaje čtenářů, případně jejich zákonných zástupců, na základě smlouvy o poskytování služeb, kterou se čtenářem uzavřela přijetím jeho Přihlášky do knihovny a v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES. a je správcem osobních údajů. Knihovna postupuje při zpracování osobních údajů podle nařízení, Knihovního řádu a dalších obecně závazných právních předpisů. Osobní údaje jsou zpracovávány vlastními zaměstnanci manuálním a automatizovaným způsobem. Knihovna zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tím účelem ověřuje.
Osobní údaje čtenářů knihovna zpracovává k účelu:
1. ochrany majetku pořízeného z veřejných rozpočtových zdrojů, zejména pak knihovního fondu půjčovaného čtenářům absenčně, tedy fondu využívaného čtenáři mimo prostory knihovny. Tyto údaje knihovna zpracovává na základě jejího oprávněného zájmu na ochraně svého majetku.
2. poskytování kvalitních služeb čtenářům tím, že bude čtenáře účinně kontaktovat v případech vymezených knihovním řádem nebo v případech, že si to čtenář sám vyžádá; povede přesnou evidenci o všech transakcích prováděných ve vztahu ke čtenáři, zejména o provedených absenčních i prezenčních výpůjčkách, jejich předmětu, počátku i konci, a o zaměstnancích knihovny, kteří tyto transakce provedli; bude provádět kontroly jakosti prováděných služeb a důslednou kontrolu příčin reklamací čtenářů; bude provádět statistická vyhodnocení své činnosti, zejména činnosti výpůjční, a využije těchto poznatků k efektivnější akvizici a správě knihovních fondů. Knihovna tak tyto údaje bude zpracovávat na základě plnění svých smluvních povinností a ochraně svých oprávněných zájmů.
3. naplnění povinností uložených knihovně obecně závaznými právními předpisy – zejména zákonem č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, následně Zřizovací listinou knihovny. Zákonným podkladem pro toto zpracování je tedy plnění právní povinnosti.
Knihovna Letovice (dále jen knihovna) zpracovává osobní údaje registrovaných čtenářů, případně jejich zákonných zástupců, na základě smlouvy o poskytování služeb, kterou je Přihláška čtenáře.
Knihovna zpracovává osobní údaje registrovaných uživatelů v tomto rozsahu:
Povinné identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu
Nepovinné údaje: doručovací adresa, e-mail, telefon, které čtenář poskytne, jen pokud si přeje, pro efektivnější komunikaci s knihovnou.
Služební údaje: číslo čtenářského průkazu, přehled výpůjček včetně historie, přehled rezervací, přehled upomínání, náhrad škody na vypůjčené knihovní jednotce
Účetní údaje o provedených peněžitých transakcích, zejména o jejich účelu, místě, čase a dalších náležitostech dle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Dále knihovna uchovává identifikační údaje zákonného zástupce spolu s údaji o registrovaném uživateli mladším 15 let.
Registrovaný uživatel oznámí knihovně případné změny identifikačních a kontaktních osobních údajů bez zbytečného odkladu.
Knihovna zpracovává osobní údaje za účelem poskytování knihovnických, informačních a dalších služeb uživatelům, informování uživatelů o službách a dále za účelem ochrany majetku a knihovního fondu. Kontaktní údaje využívá knihovna za účelem lepší komunikace s uživatelem, uživatel není povinen tyto údaje uvést.
Čtenář, či jeho zákonný zástupce jsou povinni oznámit knihovně případné změny identifikačních a kontaktních osobních údajů bez zbytečného odkladu.
Práva uživatelů:
Uživatel má právo na přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a právo vznést námitku proti zpracování založeném na oprávněném zájmu. Knihovna registrovanému uživateli na jeho žádost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů, případně umožní náhled do přihlášky čtenáře a dalších dokladů u ní uložených. Žádosti uživatelů týkající se ochrany osobních údajů knihovna vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti.
Uchování osobních údajů:
Knihovna uchovává osobní údaje registrovaných uživatelů po dobu registrace a další tři roky poté. Osobní údaje jsou uchovávány v písemné podobě ve formě přihlášky čtenáře ve služebních prostorách knihovny, v uzamykatelné skříni. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s písemnostmi pracují v rámci svých pracovních úkolů. Osobní údaje v počítačové databázi v knihovním programu Clavius jsou uloženy na serveru. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců. Registrovaný uživatel může požádat o likvidaci svých osobních údajů, pokud nemá vůči knihovně žádný dluh a nepřeje si nadále využívat jejích služeb.
Pokud čtenář písemně požádá o ukončení zpracování svých osobních údajů nebo pokud uplyne výše uvedená lhůta, má se členství čtenáře v knihovně za ukončené a knihovna provede likvidaci osobních údajů, a to skartací originálních písemností. Osobní údaje registrovaného čtenáře zachycené v počítačové databázi jsou zlikvidovány vymazáním identifikačních údajů (anonymizace). Takto anonymizované údaje jsou dále používány pouze pro statistické účely.
Každý čtenář, který zjistí nebo se domnívá, že knihovna provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života čtenáře nebo v rozporu s nařízením, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, má právo:
– písemně požádat knihovnu o vysvětlení,
– písemně požádat, aby knihovna odstranila takto vzniklý stav.
Budeme rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů budete obracet nejprve na nás. Nevyhoví-li knihovna žádosti čtenáře v zákonné lhůtě, má čtenář právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.
Zpracovala: Romana Hoderová Schválila: Mgr. Jana Trubáková
Tato příloha Knihovního řádu Knihovny Letovice nabývá účinnosti dnem 25. 5. 2018.
